lunes, 18 de noviembre de 2013

Resumen del Contenido General

 UN SISTEMA  DENTRO DE LA RAMA DE ADMINISTRACIÓN ES DE SUMA IMPORTANCIA DEBIDO A QUE NOS AYUDA A ECONOMIZAR EL TIEMPO Y SE TRABAJA DE LA MANO CON LA EFICACIA Y SIGUIENDO LOS PROCEDIMIENTOS CORRECTOS PARA UN FUNCIONAMIENTO DE ALTO NIVEL.

 LA ADMINISTRACIÓN ES UN PROCESO CUYO OBJETO ES LA COORDINACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS DE UN GRUPO SOCIAL PARA LOGRAS OBJETIVOS CON LA MÁXIMA PRODUCTIVIDAD, SE RIGUE POR LOS PRINCIPIOS BÁSICOS QUE CONLLEVA PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR TODOS LOS RECURSOS DE UNA MANERA RESPONSABLE Y CON UN GRAN ESTUDIO PREVIO DE CADA UNA DE LAS ACCIONES A TOMAR  EN UNA  EMPRESA  DONDE  DEBEN TENER ANALISTAS               ENTRENADOS  Y CAPACITADOS PARA   QUE EN CADA DEPARTAMENTO QUE             DIRIJAN FUNCIONE  CORRECTAMENTE SIN SALIRSE DE LAS NORMAS O LINEAMIENTOS YA ESTABLECIDOS.  



 Debemos recordar que Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelaciones. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que re alimentando el proceso.






domingo, 17 de noviembre de 2013

Faces para la Contruccion, Instalacion, Ejecucion y Seguimiento de los Sistemas Actuales


CONSTRUCCIÓN, INSTALACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL NUEVO SISTEMA

CONSTRUCCIÓN:


Es donde el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia: 
  • El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc., 
  • El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus características, ventajas, archivos, etc., 
  • Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema. 


INSTALACIÓN:



Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos, comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando procederá a: 


  • Elaborar manuales. 
  • Reproducir formas, informes, registros, etc. 
  • Compra de equipos. 
  • Organizar oficinas. 
  • Crear archivos. 
  • Crear registros. 


EJECUCIÓN: 


Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes métodos:


  • Instantáneo o total: Se utilizará cuando; el sistema anterior no deba incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas. O cuando los empleados estén convencidos de la validez del sistema.

  • En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensión del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren.

  • Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones; y así sucesivamente hasta completar la instalación.


SEGUIMIENTO:


Después de haber culminado la instalacion de  un sistema, y durante el tiempo que tomara debido a su dificultad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos cerciorándose que todas las partes del sistema anterior están desincorporadas asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retro alimentación para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado.

DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJO GRAMAS 

 Son una representación gráfica de un proceso la cual es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa del proceso, todos esos pasos estas unidos entre si con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
Este ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, facilitando también la selección de indicadores de proceso.

 SIMBOLOGIA DE LOS FLUJO GRAMAS 







  • PORQUE CREES QUE ES IMPORTANTE UN SISTEMA OPTIMO Y ACTUALIZADO, CONJUNTAMENTE CON LA SUPERVISION CONTINUA DE LOS ANALISTAS SOBRE EL PROCESO EN UNA EMPRESA
  • EN QUE AYUDA UN BUEN MANEJO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA MANO CON LA BUENA RECOLECCIÓN DE DATOS?









Faces del Analisis del Sistemas y Procedimientos

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO:


Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen finalmente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, se pueden constatar un grupo  de propósitos básicos que serían la base del las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analista durante el progreso de su labor. se divide en las siguientes opciones:

                                     Solicitud del Proyecto 
                                                           Asignación del Proyect
                             Planeación del Proyecto 
                                                           Estudio Preliminar 
                            Re definición del Proyecto 



  ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL: 



Es la parte del proceso que permite la recopilación, registros y análisis de la información necesaria para reconocer la situación actual de los sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarán los nuevos. Esta fase se divide en tres etapas: 


  • Recopilación de la Información. 
  • Registro de Datos. 
  • Análisis de la Información Actual 

DISEÑO Y PRESENTACIÓN A LA GERENCIA Y AUTORIZACIÓN: 


Comprende la aplicación de técnicas especializadas para el diseño de los nuevos sistemas; y la presentación a la gerencia y los usuarios de los bosquejos correspondientes, a fin de obtener la autorización respectiva para la instalación definitiva.

  • Diseño: Cuando un sistematizador recibe la asignación para realizar un proyecto cuyos objetivos están perfectamente definidos y ejecutados adecuadamente las fases de planeación y análisis de la situación actual de los sistemas; desde los primeros momentos del desarrollo del trabajo vislumbra la solución o imagen de los resultados finales.
  • Presentación a la Gerencia: Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la aprobación de los nuevos métodos por parte de la gerencia y es precisamente, la presentación publica de un informe que incluye la descripción del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesión y decisión favorable de la directiva de la organización en este sentido, también es recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar su apoyo y colaboración, con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio.
  • Autorización de la Gerencia: Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la gerencia para proceder a su instalación y ejecución. 


Metodos para la Recolectar Informacion

ES EL MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL EL INVESTIGADOR SE RELACIONA CON LOS PARTICIPANTES PARA OBTENER LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA LOGRAR EL OBJETIVO FINAL DE LA ORGANIZACIÓN 
  • OBSERVACIÓN: Es el Registro visual de lo ocurre es una situacional real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algún esquema previsto y según el problema que se estudia.


  • ENCUESTAS: Este método consiste en recolectar información  de los sujetos de estudio proporcionadas por ellos mismos sobre sus opiniones o puntos de vistas.
  •  ENTREVISTAS: Es la comunicación que existe entre el entrevistador y el entrevistado para obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas por el problema propuesto.
  • CUESTIONARIO: Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por si mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la información, o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra.

  • INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS 
Es necesario analizar en que forma dicho instrumento de medición cumple con la función para la cual ha sido diseñado. Este análisis debe realizarse antes de iniciar la recolección de datos, lo que permitirá introducir las modificaciones necesarias antes de su aplicación.

El termino confiabilidad se refiere a la capacidad del instrumento para arrojar datos o mediciones que corresponden a la realidad que se pretende conocer, o sea, la exactitud de la medición, así como a la consistencia o estabilidad de la medición en diferentes momentos.


Tips que debemos tomar en cuenta: 

  • Aplicar las reglas generales de elaboración de instrumentos, de tal forma que se eliminen los errores de medición (preguntas ambiguas).
  • Aumentar el número de preguntas sobre determinado tema.
  • Elaborar instrucciones claras que orienten el llenado o utilización de los instrumentos.
  • Aplicar los instrumentos o realizar las mediciones en condiciones similares.








Analice y Diseñe los Sistemas Administrativos para la Resolución de Problemas que Pueden Surgir en un Área Determinada



Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo con un 
esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas.



Se definen los procedimientos como planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción mas bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.


  • Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones

  •  No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

  • Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.